İntranet Nedir, Ne İşe Yarar?

İntranet’in kullanım amacını basit bir şekilde ifade etmek gerekirse; işletme bünyesinde, kurum ve kuruluşlarda çalışan kişilerin, işlerini yapmasına ve performansını artırmasına yardımcı olan dahili web sitesi olarak tanımlanabilir. İntranet’in tanımını işte bu kadar kolay, terimlerden uzak ve günlük dile uygun bir şekilde yapabiliriz.

İntranet Nedir?

İntranet kurum ve kuruluşları dahili web sitesidir ve 30 yıla dayanan bir süredir aktif bir şekilde kullanılmaktadır. Ancak, hala keşfetmiş işletme sayısının bir hayli fazla olduğunu söylemekte fayda var. Covid 19 pandemisi ile birlikte birçok işletme hibrit çalışma sistemine geçti. Birçok işletme pandemi sonrasında dijitalleşmek ve hibrit çalışmak zorunda kaldığı için intranet tekrar en çok araştırılan konulardan biri olmaya başladı.

İntranet, kurum ve kuruluşlar içerisinde farklı hedefler için rol alabilmektedir. Kapalı devre web sitesi, kurum içi iletişim kanalı, bilgi yönetimi aracı, kültür aşılama aracı, departman içi ve departmanlar arası işbirliği platformu olarak hizmet verebilir. İntranet üzerinde Wikipedia, blog, ihtiyaç duyulan belge ve içeriklere yer verilerek çalışanların çok daha verimli çalışması sağlanabilir. İntranet ile birlikte çalışanlar her birbirine hem de işletmeye uzaktan değer katma imkanını yakalar. İşletmenin dijital kültürüne de yardımcı olacaktır. Dezavantajları ya da dikkat edilmesi gereken durumları olsa da avantajları çok daha ağır basmaktadır.

İnternet, İntranet ve Extranet Arasındaki Fark

Bu 3 araç arasında çok net farklar bulunmaktadır. Extranet ilk defa duyduğunuz bir terim olabilir. Hepsinin birbiri arasındaki farkı, kendi tanımları ile açıklayabiliriz.

• İnternet, herkesi çok sayıda web sitesi üzerinden birbirine bağlayabilir.
• İntranet, sadece ilgili kurum ve kuruluş içerisindeki insanları birbirine bağlayan web sitesidir.
• Extranet ise şirket içi çalışanlar ile birlikte, müşteri ve satıcılar gibi harici tarafları da birleştiren ve bilgi aktarımını kolaylaştıran sitedir. Bazı özellikleri ile birlikte internete bazı özellikleri ile birlikte ise intranete benzer.

İntranet çalışanları hedeflerken extranet ise paydaşları hedeflemektedir.

İntranet Ne İşe Yarar?

İntranet birçok açıdan kurum ve kuruluşlara fayda sağlar. İntranet ne işe yarar sorusunu soranlar için aşağıdaki beş temel kullanım amacını sıralayabiliriz;

• İçerik (kurum ve kuruluş politika belgeleri)
• İletişim (kurum içi bilgilendirmeler ve kurumsal haberler)
• Faaliyet (çalışan gider formu)
• İşbirliği (proje wiki’si)
• Kültür (gün içi satranç ya da masa tenisi kulübü)

Geçmişte intranet sadece kurumsal bilginin depolanması için kullanılıyordu. Günümüzde ise kurumların başarılı olması için en önemli araçlardan biri haline geldi. Yukarıda sıralanan beş amacın etkin kullanımı ile birlikte çok daha etkili bir araca dönüşecektir. Vizyonun belirlenmesi, intranet stratejisinin oluşturulması, çalışanların ilgisinin çekilmesi ve katılımı için en başta doğru bir plan hazırlanmalıdır. İyi bir intranet kurgusu, kuruma kattığı faydayı artıracaktır.

Geçmişten Günümüze İntranet

İntranet ilk defa hayatımıza girdiğinde, şirketlerin verilerini depolamak ve tek bir merkezden işletme çalışanlarına bilgi vermek için kullanılıyordu. Şirket içi oluşturulan ya da şirket dışından satın alınan intranet, şirkete değer katsa da günümüzdeki değere oranla çok sınırlıydı. Günümüzde ise intranetin geçirdiği evrim ile birlikte çok değerli bir araç haline geldi. Pandemi sonrası birçok şirketin hibrit çalışma sistemine geçmesi ile birlikte intranetin önemi çok daha fazla arttı.

Peki intranet bu şekilde bir evrimi nasıl yaşadı? Yıllar 2004’ü gösterdiğinde web 2.0 kavramı ortaya çıktı. Web 2.0’ın hızlı bir şekilde popüler olması ile birlikte, dijital bilginin yönetimi hiç olmadığı kadar önemli hale geldi. Şimdilerde, yaşanan dijital evrim sonucunda, çalışanların çalışma tarzlar çok ciddi ölçüde değişti. Sosyal medyanın hayatımıza girmesi ile birlikte, iletişim çok hızlandı ve bilgiye ulaşım kolaylaştı. Yöneticiler intranet kullanımı sonucunda sosyal bir ortam oluşmasından çekinirlerdi. Şimdi de yöneticiler, iş hayatında çalışanlar arasındaki sosyalleşmeyi ve takım ruhunu artırmak için ellerinden geleni yapıyorlar.

Geçmişin intranetine göre günümüzdeki versiyonu, çalışanları çok daha üretken, bilgili ve kolektif bir gelişime dayalı kılmayı sağlıyor. Şimdilerde, çalışanların iletişimini ve işbirliğini artırmak için intranet çok önemli ve faydalı bir araç olarak kullanılıyor. Pandemi sonrasında hibrit çalışma sistemleri ortaya çıktı. Bu da çalışanların her yerde çok daha iyi bir iletişim ile çalışmasını gerektiriyor. İntranet de tam olarak burada devreye giriyor.

Dijital veya Hibrit Bir İşletmeye Dönüşmek

Pandemi ve ofiste çalışma maliyetlerinin artması ile birlikte dijital dönüşüm ve hibrit çalışma sistemi çok önemli hale geldi. Özellikle dijital şirketlerin çalışanları tek bir noktadan çalışmak yerine kendi ülkelerinden hatta kendi evlerinden çalışıyor. Bu da işgücünü küreselleştirerek intranetin çok daha önemli hale gelmesini sağlıyor. Esnek çalışma saatleri, farklı zaman dilimlerinde aynı proje üzerine çalışmak ve bilgiye hızlı erişim, çalışma hayatındaki yeniliklerdir. Bu yeniliklere ayak uydurmak için intranetin gücünü tekrar keşfetmeniz gerekebilir.

İşletmeler, çalışanlarının gelişimine katkıda bulunmak, bilgiye daha hızlı ulaşmalarını sağlamak ve etkileşimi artırmak için dijital araçlardan faydalanmaları gerekiyor. Doğru kurgulanmış intranet sitesi ile birlikte, çalışanların çok daha hızlı ve sağlıklı bir şekilde çalışması sağlanır. Bu da insan kaynağını çok daha efektif bir şekilde kullanmayı sağlar. Dijital araçlar arasında tek araç intranet değil. Ancak, çoğu işletmenin intranete yeteri kadar önem vermediğini görüyoruz. Aslında en büyük etkiyi yaratacak araç, intranet olabilir.

Çalışanların yönetime olan katılımını artırmak, onların sesini yükseltmek ve motive etmek gerekir. Bu da pozisyonlarına uygun şekilde yetki paylaşımını gerektirir.

İntranet üzerinden maksimum verim alınması için aşağıdaki başlıklara dikkat etmek gerekiyor;

• Esneklik: İntranet üzerinde yer alan içerik, kullanılan cihazlara göre esneklik göstermelidir. Çalışanların pozisyonlarına ve çalışma şekillerine göre uyarlanması gerekir.
• Ekip çalışması: Departmanların dijital olarak kolektif bir çalışma sergilemesi gerekir.
• Katılım ve kültür: Marka kültürünün oluşturulması ve aşılanması, intranet tasarımı ve kullanılabilirliği ile doğrudan ilgilidir.
• Mobil: Masa başı çalışanlar ile üretim hattında çalışanları bir şekilde aynı platform üzerinde buluşturmalıdır. Bu da mobil uyumluluk gerektirir.
• Kullanım kolaylığı: Platform, çalışanların bütününe kolay kullanım sunması gerekir. Bu sayede tam katılım sağlanmış olur.

İnternet vs İntranet

İnternet genel bir ağı temsil eder. Bu sayede, herkes her yerden katılım gösterebilir. İntranet ise sadece kimliği doğrulanmış, oturum açma bilgisine ve yetkisine sahip olanlar içindir. Sadece doğru LAN ya da VPN’e bağlı olanlar İntranet platformuna erişebilirler.

İnternet ve intraneti birbirinden ayıran konuları şu şekilde sıralayabiliriz;

• İntranet sadece belirli bir kitle için oluşturulmuş özel bir ağ iken internet ise herkesin katılım gösterebileceği genel bir ağdır.
• İntranetin özel bir ağ oluşu onu çok daha güvenli ve emniyetli kılar.
• İnternetin herkese açık olması sınırsız kullanıcıya hizmet vermeyi mümkün kılarken, intranet ise belirli kullanıcılara hizmet verdiği için sınırlıdır.
• İntranet üzerinde yer alan bilgiler sınırlıdır ve sadece erişim yetkisi olanlar ağa bağlanabilirler. İnternet üzerinde ise bilgiler sınırsızdır.

İntranet Nasıl Çalışır?

İntranet’in güvenli ve stabil çalışması için bir web sunucusuna ihtiyacınız var. Web sunucusunda, kurum ve kuruluşa ait dosyaları barındırabilir ve tüm istekleri yönetebilirsiniz. Web sunucusunun temel sorumluluğu, talep edilen dosyaların bulunması ve talep eden bilgisayarlara teslim edilmesidir.

İçerik yönetim sistemleri, kısa adı ile CMS, içeriklerin İntranet üzerinde oluşturulmasını, yayınlanmasını ve yönetilmesini gerçekleştirmek için ihtiyaç duyulan sistemlerdir. Çoğunlukla birbirine bağlı yerel alan ağı (LAN) ve geniş alan ağı (WAN) üzerindeki kiralık hatlar, İntranet’i oluşturur.

TCP/IP, HTTP ve IP’ler İntranet tarafından kullanılır. İntranet’in sahip olduğu bir ya da daha fazla ağ geçidi bilgisayarı sayesinde internete bağlantılar içerir. Herhangi bir kullanıcının intranete erişmesi için özel bir şifreye sahip olması gerekir. Bu şifreye, özel ağ şifresi denir. Erişimin gerçekleşmesi için ayrıca LAN’a bağlanması gerekmektedir. LAN, ofislerdeki yerel ağlara karşılık gelir. Ofisten çalışanlar LAN üzerinden bağlanabilir. Ancak evinden ya da başka bir konumdan çalışanlar nasıl bağlanacak? İşte burada, sanal özel ağ devreye girer. Bu ağlar VPN olarak bilinmektedir. VPN ile intranete uzaktan bağlanma sağlanır.

VPN öncelikle uzaktan LAN’a bağlantı gerçekleştirir ve bu sayede, oturum açabilmeleri mümkün olur.

Güvenlik duvarı yazılımları ile birlikte intranet güvende tutulmuş olur. Güvenlik duvarı yazılımları dış internet ile intranet arasındaki güvenliği sağlar. Güvenlik duvarı sayesinde, yetkisi olmayan kullanıcıların ya da şüpheli oturum isteklerinin olası sorunlarına karşı sistemin güvenliğinden emin olunur. Bu da intranet ağını hem kötü amaçlı yazılımlardan hem de hack girişimlerinden korumuş olur.

Şirketlerin bazıları, intranet içerisinde farklı bölümler oluşturur. Bu bölümleri de, müşteriler, tedarikçiler, depolar ve diğer ekipler için erişilebilir tutar. Bunun için en iyi yöntem extranet oluşturmaktır.

Extraneti, intranetin bir uzantısı olarak düşünebilirsiniz. Extranet sayesinde şirket dışı kişi ve kurumlara intranetin bir bölümü açılmış olur. Özellikle extranet ile birlikte şirket dışı kişi ve kurumlara giriş yetkisi verildiğinde, güvenlik duvarı ihtiyacı çok daha önemli hale gelir.

İntranet Avantajları

Kurum ve kuruluşların, intranete sahip olması beraberinde büyük avantajlar getirmektedir. Avantajlar arasında öne çıkanları aşağıdaki gibi sıralayabiliriz;

• Kurum ve kuruluşlar içerisindeki bilgi paylaşımını, kolektif çalışmayı, işbirliğini ve dijital yemekleri geliştirmek
• Bütçe dostu işletme maliyetleri ile birçok konuda gelişim sağlamak.
• İntranet, bir test aracı olarak kullanılabilir. Kurum ya da kuruluşun internet web sitesi üzerinde yayınlayacağı bir yeniliği, intranet üzerinde yayınlayarak test edebilir.
• İK departmanı için çok büyük kolaylık oluşturur. Çalışanların kayıtlarını çok daha kolay bir şekilde yönetme ve müşteri hizmetleri çalışanlarının müşteri taleplerini yakından takip etmesine olanak tanır.
• İntranet, işletme içerisinde her ne pozisyonda olursa olsun, herkesin katılım ve etkileşim sağlamasına olanak tanır.

İntranetle İlgili Bazı Zorluklar

Kurum ve kuruluşlar intranet oluştururken ya da kullanırken çeşitli zorluklarla karşı karşıya kalabilir. Tabi ki sunmuş olduğu avantajların yanında bu gibi zorluklara katlanmak gerekir. Öne çıkan zorlukları şu şekilde sıralayabiliriz;

• İntranet yeteri kadar içeriğe, iletişime ve ihtiyaç duyulan belgelere ev sahipliği yapıyorsa fayda üretir. Ancak, kullanıcı katılımı olmadığı takdirde, bu kaynakların hiçbiri fayda üretmez.
• İntranet, işletme içerisindeki tüm kademeler tarafından kullanılmalıdır. Özellikle yönetici kademesi kullanmadığı takdirde, diğer kullanıcıların göstermiş olduğu ilgi hızlı bir şekilde kaybedilir.
• İntranet üzerinde yaşanan yazılım sorunları ve diğer sorunlardan dolayı, destek hizmeti almak zorunda kalınabilir. Bu da işletmeye zaman zaman maliyet oluşturacaktır.
• İntranete düzenli olarak gerekli bakımların yapılması gerekmektedir.
• İntranet içerisinde görevlendirme yapılmalı ve belirli içerik bölümlerini belirli pozisyonlar takip etmelidir. İçeriklerin güncellenmemesi ilgiyi dağıtır.

Bir işletmenin intranet sistemini kullanıyor olması çok sayıda faydaya sahiptir. Bu nedenle zorluklarını göze almak ve getirilerine odaklanılmalıdır. İntrenatin, güncel içeriklere ev sahipliği yapması, kullanışlı olması ve işletmenin tamamı tarafından kapsamlı bir şekilde kullanılması, işletmenin başarılı olmasına katkı sunar.